巧用Excel让工作井井有条
来源： 系统之家 2015/01/19 09:09
日常工作中实施一些比较复杂的项目，往往需要多个部门的协作，如果安排不当，就会延时误工。为此，许多单位引用了专业的项目管理软件，比如微软的Project。不过这一软件用起来太复杂，实际上对于个人来说，要想管理好项目，通过日常所用的Excel就足够了，它完全可以替代Project的工作，大大提高效率，节约我们的时间。下面系统之家小编就为大家介绍一下如何利用Excel提高工作效率，让工作井井有条。
Microsoft Project 2010(附激活密钥) 简体中文版：http://www.xp85.com/html/Microsoft_Project_2010.html
小知识：什么是WBS？
WBS（Work Breakdown Structure，工作分解结构），是一种项目管理术语，即W（work，工作任务）、B（breakdown，分解，对工作任务进行科学有效的分解）、S（structure，结构，对整个任务按照一定结构进行组合）三个单词字头的缩写。对于一些较为复杂的任务，通过WBS分解可以有效提高工作效率，节约整个项目完成的时间。
比如国庆长假马上就要来临，某酒厂需要制作一个超市促销项目，这个项目涉及到生产车间、检验车间、物流部和驻商场促销部多个部门的协作。为了保证整个项目的实施，就必须制定一个详细促销计划。下面介绍如何通过Excel来制作和管理该项目规划（其他的项目任务可能不同，但是方法是通用的）。
Microsoft Office 2013(专业增强版)简体中文版：http://www.xp85.com/html/Office2013.html
首先要确定项目的总体规划（即Work）是进行国庆商场专柜的促销，提振公司第3、4季度的销售额。接下来就要对项目进行分解（即breakdown），明确每个部门的分工和合作，这样才能确保项目的顺利实施。根据以往项目的实施经验，这里将其分为6个子项（即structure）。启动Excel后将A1→A3三行并一行合并居中，然后在A4开始依次输入子项目的说明，开始和截止的时间，同时在右侧使用填充的方法加入日期和星期，方便我们可以按照时间去检查项目的完成进度（图1）。
图1 制作项目分解表
小提示：
一般项目可以按照时间和部门协作来对项目进行分解，完成项目的时间作为主线，根据具体项目参与协作的部门作为子项目部分来进行大项目的分解。对于需要进行更为精细管理的项目则可以将具体工作分解到个人。
分解项目的主要目的就是节约时间，提高工作效率。因此在完成子项目的内容的建设后还可以制作甘特图，方便我们及时查看工作进度。甘特图的建立使用颜色来填充时间表格，并且颜色可以和实际负责人对应起来。比如选中D4（A组长）单元格，右击选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口切换到“填充”，然后选择一个合适的颜色如紫色进行填充（图2）。
图2 使用特定颜色填充单元格
接着按照A组长的时间进度（9.15-9.18），在右侧时间选中对应时间段，选择其中的时间表格后同上，使用同一种颜色进行填充，这样紫色的部分就对应A组长的完成时间段（图3）。
图3 为负责人及其对应的时间单元格填充同一颜色
操作同上，继续将D5→D9的单元格也填充为同一颜色，这样就完成甘特图的建设了。甘特图建设完毕，无论是项目经理还是各自的子项目负责人，通过不同颜色标注就可以非常轻松地看到自己负责的项目和所需的时间（图4）。
图4 建设好的甘特图
小知识：什么是甘特图？
甘特图是以科学管理运动的先驱者——亨利·劳伦斯·甘特命名的一个图表，它以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间，可以让任何参与用户一目了然看到项目进度。
对于一个整体项目来说，很多子项目是环环相扣的，因此对于需要在指定时间内完成的项目，我们必须要确保一些关键的时间点。这些时间点称之为“关键里程碑”，它是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。比如上述项目中的进驻商场和商场专柜的铺货，因为商场的国庆促销是9.29日晚7:00开始，因此我们就必须确保上柜的商品要在9.29日晚7:00之前完成，9.29日就是关键时间点。为了确保类似关键时间点可以在项目管理中突出显示出来，这里通过插入关键里程碑方式实现。
如果需要在9.29插入关键里程碑，在项目中选中S8（9.29对应的单元格），右击选择“插入批注”，然后输入需要提示的关键批注，并且将其颜色填充为醒目的红色（图5）。
图5 在指定单元格插入关键里程碑
操作同上，在每个关键时间点均插入关键里程碑，这样在整个项目管理中，我们就可以通过红色来进行醒目的提醒和区分。如果有多个里程碑时间点，为了更直观的查看，还可以通过插入图标的方式，制作一个里程碑时间图示（图6）。
图6 制作里程碑图示
完成项目管理的内容建设后，在后续的实际管理中还要及时跟进，这样才能促使项目及时完成。在上述内容建设过程中，我们使用了甘特图、里程碑等专业工具进行项目的建设，在后续的管理中同样可以利用这些来及时查看项目实施进度。比如C组长我们使用绿色标记，这样需要查看C组负责的内容时，我们只要选中D6，接着右击选择“筛选→按所选单元格颜色进行筛选”（图7）。
图7 按所选单元格颜色进行筛选
这样本项目里所有绿色的项目都会自动归集在一起，既方便参与者的查看，也方便管理者查看负责人的进度，以便更好管理项目节约时间（图8）。
本文来自于【系统之家】 www.xp85.com
Microsoft Project 2010(附激活密钥) 简体中文版：http://www.xp85.com/html/Microsoft_Project_2010.html
小知识：什么是WBS？
WBS（Work Breakdown Structure，工作分解结构），是一种项目管理术语，即W（work，工作任务）、B（breakdown，分解，对工作任务进行科学有效的分解）、S（structure，结构，对整个任务按照一定结构进行组合）三个单词字头的缩写。对于一些较为复杂的任务，通过WBS分解可以有效提高工作效率，节约整个项目完成的时间。
比如国庆长假马上就要来临，某酒厂需要制作一个超市促销项目，这个项目涉及到生产车间、检验车间、物流部和驻商场促销部多个部门的协作。为了保证整个项目的实施，就必须制定一个详细促销计划。下面介绍如何通过Excel来制作和管理该项目规划（其他的项目任务可能不同，但是方法是通用的）。
Microsoft Office 2013(专业增强版)简体中文版：http://www.xp85.com/html/Office2013.html
首先要确定项目的总体规划（即Work）是进行国庆商场专柜的促销，提振公司第3、4季度的销售额。接下来就要对项目进行分解（即breakdown），明确每个部门的分工和合作，这样才能确保项目的顺利实施。根据以往项目的实施经验，这里将其分为6个子项（即structure）。启动Excel后将A1→A3三行并一行合并居中，然后在A4开始依次输入子项目的说明，开始和截止的时间，同时在右侧使用填充的方法加入日期和星期，方便我们可以按照时间去检查项目的完成进度（图1）。
图1 制作项目分解表
小提示：
一般项目可以按照时间和部门协作来对项目进行分解，完成项目的时间作为主线，根据具体项目参与协作的部门作为子项目部分来进行大项目的分解。对于需要进行更为精细管理的项目则可以将具体工作分解到个人。
分解项目的主要目的就是节约时间，提高工作效率。因此在完成子项目的内容的建设后还可以制作甘特图，方便我们及时查看工作进度。甘特图的建立使用颜色来填充时间表格，并且颜色可以和实际负责人对应起来。比如选中D4（A组长）单元格，右击选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口切换到“填充”，然后选择一个合适的颜色如紫色进行填充（图2）。
图2 使用特定颜色填充单元格
接着按照A组长的时间进度（9.15-9.18），在右侧时间选中对应时间段，选择其中的时间表格后同上，使用同一种颜色进行填充，这样紫色的部分就对应A组长的完成时间段（图3）。
图3 为负责人及其对应的时间单元格填充同一颜色
操作同上，继续将D5→D9的单元格也填充为同一颜色，这样就完成甘特图的建设了。甘特图建设完毕，无论是项目经理还是各自的子项目负责人，通过不同颜色标注就可以非常轻松地看到自己负责的项目和所需的时间（图4）。
图4 建设好的甘特图
小知识：什么是甘特图？
甘特图是以科学管理运动的先驱者——亨利·劳伦斯·甘特命名的一个图表，它以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间，可以让任何参与用户一目了然看到项目进度。
对于一个整体项目来说，很多子项目是环环相扣的，因此对于需要在指定时间内完成的项目，我们必须要确保一些关键的时间点。这些时间点称之为“关键里程碑”，它是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。比如上述项目中的进驻商场和商场专柜的铺货，因为商场的国庆促销是9.29日晚7:00开始，因此我们就必须确保上柜的商品要在9.29日晚7:00之前完成，9.29日就是关键时间点。为了确保类似关键时间点可以在项目管理中突出显示出来，这里通过插入关键里程碑方式实现。
如果需要在9.29插入关键里程碑，在项目中选中S8（9.29对应的单元格），右击选择“插入批注”，然后输入需要提示的关键批注，并且将其颜色填充为醒目的红色（图5）。
图5 在指定单元格插入关键里程碑
操作同上，在每个关键时间点均插入关键里程碑，这样在整个项目管理中，我们就可以通过红色来进行醒目的提醒和区分。如果有多个里程碑时间点，为了更直观的查看，还可以通过插入图标的方式，制作一个里程碑时间图示（图6）。
图6 制作里程碑图示
完成项目管理的内容建设后，在后续的实际管理中还要及时跟进，这样才能促使项目及时完成。在上述内容建设过程中，我们使用了甘特图、里程碑等专业工具进行项目的建设，在后续的管理中同样可以利用这些来及时查看项目实施进度。比如C组长我们使用绿色标记，这样需要查看C组负责的内容时，我们只要选中D6，接着右击选择“筛选→按所选单元格颜色进行筛选”（图7）。
图7 按所选单元格颜色进行筛选
这样本项目里所有绿色的项目都会自动归集在一起，既方便参与者的查看，也方便管理者查看负责人的进度，以便更好管理项目节约时间（图8）。
本文来自于【系统之家】 www.xp85.com
