十五个实用的软件微技巧
来源： 系统之家 2014/12/31 16:05
我们在使用电脑的过程中会有各种各样的技巧，下面系统之家小编为您归纳总结了七个实用的软件微技巧和常用软件操作技能，希望能对你有所帮助。
● 快速高效更改备份文件
有时候将处理大量的文件放在一起，时间一长就不知道文件夹下的文件该备份哪些，不该备份哪些了。其实利用WinRAR的功能就能够很轻松地备份文件，而且还可以保证是最新的呢！
先将备份文件夹下的所有文件压缩在一个backup.rar文件中。以后在WinRAR中选中这个备份文件夹，点下工具栏上的“添加”按钮，并注意这时选择更新模式为“添加新更新文件”（图1），这样该备份文件夹下的所有新增和新修改的文件全部加入到backup.rar文件中了。
每天下班之前执行同样的操作，以后只要打开这个文件，就能够保证你的文件是最新的。
● 借用内存虚拟盘压缩提速
很多软件都会产生临时文件，默认情况下它们会放在C盘某个文件夹中，时间一长，会影响系统性能，WinRAR也不例外。如果我们有多余内存空间，将其虚拟一个盘符出来，将WinRAR临时文件保存在此虚拟盘中，就会大大提高压缩效率。
在WinRAR中选择“选项→设置”，打开“设置”窗口，单击“路径”标签，在“临时文件解压的文件夹”后面输入或者单击“浏览”按钮选择虚拟盘符，同时取消“仅用于可移动磁盘”复选项（图2）。
当我们从RAR压缩包中拖放文件到文件夹中时，所有文件将会被会放到此文件夹下，再从此文件夹拷贝到我们拖放的文件夹下。因为是在内存中以闪电速度读写，所以较之硬盘读写临时文件要快很多。
● 用WinRAR管理隐藏文件
有时候我们要对隐藏文件或者系统文件进行一些编辑，例如boot.ini之类的文件。这个时候就要先通过“文件夹选项”设置选择“显示所有文件”和“显示系统文件”，最后才能编辑。编辑完成后还得再把设置修改回去，非常麻烦。这个问题，完全可以利用WinRAR来操作完成。
启动WinRAR，选择要编辑文件所在的目录，这个时候不管系统文件是加密文件或者是隐藏文件，全部乖乖显形。选中文件直接双击就可以正常打开操作，可以把WinRAR当作强力资源管理器来使用。
● 抓图后不需要再转发邮件
有时候，在外边上网发现了好图片，希望把抓下来的多张图片直接收藏到自己的邮箱中，传统的做法是先将图片保存下来，然后再给自己的邮箱发邮件。其实，可按如下方法实现抓图和发送一步到位。
以使用SnagIt抓图软件为例，单击“输出”设置按钮后面的小三角按钮。在弹出的菜单中选择E-mail命令，在该菜单下方选择“属性”命令，弹出“输出属性”设置窗口，选择“发送E-mail”选项卡，在该页中进行邮件参数的设置。如果你每次发送的目标邮箱不相同，那么需要选择上面的一个选项“每次提示E-mail设置”，这样在每次执行抓图操作后，软件会提示你命名收件人的地址；如果你每次发送的目标为同一个邮箱，那么只要选择下面的一个选项“不提示。使用预设的默认E-mail”，并在下面定义“收件人姓名”“指定地址”、“主题”“信息文本”等，按“确定”按钮即可。
这样设置之后，抓图后图片会直接自动发送到设定的邮箱中。
● TXT长文档编辑快速定位
用EmEditor编辑长文档或有很长代码的源程序时，如何记住上次的编辑位置并迅速到达目标所在？
我们可以通过安装行号显示插件，借助于这个插件，我们可先打开行号显示功能，当你想要转到一个长文档的某一行时，只需要记住行号，然后用一个跳转命令Ctrl+G即可以准确地到达目标行。
● 用蓝光刻录备份硬盘或分区
借助刻录软件Nero，可以通过将硬盘驱动器的所有分区数据直接存储在蓝光光盘上，从而达到对硬盘或分区进行备份的目的。使用者可同时备份及还原多个文件系统与分区。但并不是所有文件系统都可以还原在不同的硬盘上，在这种情况下Nero会警告使用者。使用此功能前，请确认每个硬盘分区，至少还有10%的可用空间。
要进行硬盘或分区的备份刻录，请通过Nero“刻录器→刻录硬盘启动器备份”命令启动硬盘备份刻录程序。
使用该功能，正确的备份方式，应该是备份没有在使用的文件系统，使用中的文件系统会有变动的文件结构，很容易造成备份数据的缺少。因此在备份时，请关闭其他程序。备份前会显示使用中的文件系统，如果使用者需要备份使用中的操作系统，最好在开始备份前先重新启动。
● 画八类标准方向线技法
用Windows自带的画图软件画图，如果我们把东、西、南、北和东南、西南、东北、西北八个方向称为“标准方向”，那么如果要画这些方向中的任何一个，不是用画线工具一下子就能画得正好，往往总是难以把握准确的方向。这时，请先按住Shift键，在工具箱中单击“直线”按钮，然后在工具箱下面单击选择线宽，拖动指针，即可绘制八个方向的准确线条。
● WPS表格四种填充方式
成批填充表格单元格是我们经常要进行的一项工作。在WPS表格中，想要填充单元格可以通过以下几种方法进行：
1. 鼠标左键直接拖动填充柄填充。此时会以升序的方式填充内容。
2. Ctrl+鼠标左键拖动填充柄填充。此时是以复制单元格的形式填充。
3. 鼠标右键拖动单元格，在弹出的菜单中进行填充方式的选择，灵活进行填充（图1）。
4. 先选中编辑区域，然后通过“编辑→填充”命令来进行填充。
● 让办公文件默认用WPS打开
常用办公文档既可以关联微软的Office办公软件，也可以关联国产WPS办公软件。许多用户觉得WPS轻巧方便实用，希望用WPS直接打开办公文档编辑，但在WPS程序中死活也找不到这个设置选项。
其实，WPS的关联设置是放在一个专设的位置，这个选项设置是在系统的程序组中。以最新版WPS Office为例，依次选择“开始→所有程序→WPS Office个人版→WPS Office工具→配置工具→高级→文件关联”，然后按需勾选所需格式选项就可以了（图2）。装完软件，有桌面的图标就够用了，很少有人到这里来看，因此找不到也难怪了。
● PPT幻灯片编辑放映两不误
能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？
答案是肯定的。只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了。此时PPT将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后，再从任务栏点击演示图标，切换到演示窗口就可看到相应的效果了。
● 让快速选择多个对象更容易
在PowerPoint中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，对象相互有遮盖更是如此。不过，下面的方法可以解决。
在传统PPT编辑界面中，点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮→绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。
这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具→自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。
● PPT其他对象也用格式刷
我们常常用格式刷来复制文本或段落的格式，其实它可以应用于PPT制作的方方面面。
在PowerPoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。
不光文本框，其他如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。以上这些你用过吗？赶快试试吧！
● 临时给PPT演讲做补充标记
利用PowerPoint放映幻灯片时，有时在演讲时才发现当初在制作的时候，没有标记某页的关键内容。怎么办？
为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记。在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项→圆珠笔（毡尖笔或荧光笔）”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了。用完后，按Esc键便可退出。
● 打印不连续的单元格（区域）
有时候我们需要将Excel中不连续的单元格内容打印出来，这时可以根据情况采用如下两种方法之一。
如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10……），然后选择“文件→打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……）。
如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图→视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。
● 巧用键盘铺助快速定位排版
在PPT设计中，有时候用鼠标定位对象不太准确，也不好把握分寸。这时，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。
本文来自于【系统之家】 www.xp85.com
● 快速高效更改备份文件
有时候将处理大量的文件放在一起，时间一长就不知道文件夹下的文件该备份哪些，不该备份哪些了。其实利用WinRAR的功能就能够很轻松地备份文件，而且还可以保证是最新的呢！
先将备份文件夹下的所有文件压缩在一个backup.rar文件中。以后在WinRAR中选中这个备份文件夹，点下工具栏上的“添加”按钮，并注意这时选择更新模式为“添加新更新文件”（图1），这样该备份文件夹下的所有新增和新修改的文件全部加入到backup.rar文件中了。
每天下班之前执行同样的操作，以后只要打开这个文件，就能够保证你的文件是最新的。
● 借用内存虚拟盘压缩提速
很多软件都会产生临时文件，默认情况下它们会放在C盘某个文件夹中，时间一长，会影响系统性能，WinRAR也不例外。如果我们有多余内存空间，将其虚拟一个盘符出来，将WinRAR临时文件保存在此虚拟盘中，就会大大提高压缩效率。
在WinRAR中选择“选项→设置”，打开“设置”窗口，单击“路径”标签，在“临时文件解压的文件夹”后面输入或者单击“浏览”按钮选择虚拟盘符，同时取消“仅用于可移动磁盘”复选项（图2）。
当我们从RAR压缩包中拖放文件到文件夹中时，所有文件将会被会放到此文件夹下，再从此文件夹拷贝到我们拖放的文件夹下。因为是在内存中以闪电速度读写，所以较之硬盘读写临时文件要快很多。
● 用WinRAR管理隐藏文件
有时候我们要对隐藏文件或者系统文件进行一些编辑，例如boot.ini之类的文件。这个时候就要先通过“文件夹选项”设置选择“显示所有文件”和“显示系统文件”，最后才能编辑。编辑完成后还得再把设置修改回去，非常麻烦。这个问题，完全可以利用WinRAR来操作完成。
启动WinRAR，选择要编辑文件所在的目录，这个时候不管系统文件是加密文件或者是隐藏文件，全部乖乖显形。选中文件直接双击就可以正常打开操作，可以把WinRAR当作强力资源管理器来使用。
● 抓图后不需要再转发邮件
有时候，在外边上网发现了好图片，希望把抓下来的多张图片直接收藏到自己的邮箱中，传统的做法是先将图片保存下来，然后再给自己的邮箱发邮件。其实，可按如下方法实现抓图和发送一步到位。
以使用SnagIt抓图软件为例，单击“输出”设置按钮后面的小三角按钮。在弹出的菜单中选择E-mail命令，在该菜单下方选择“属性”命令，弹出“输出属性”设置窗口，选择“发送E-mail”选项卡，在该页中进行邮件参数的设置。如果你每次发送的目标邮箱不相同，那么需要选择上面的一个选项“每次提示E-mail设置”，这样在每次执行抓图操作后，软件会提示你命名收件人的地址；如果你每次发送的目标为同一个邮箱，那么只要选择下面的一个选项“不提示。使用预设的默认E-mail”，并在下面定义“收件人姓名”“指定地址”、“主题”“信息文本”等，按“确定”按钮即可。
这样设置之后，抓图后图片会直接自动发送到设定的邮箱中。
● TXT长文档编辑快速定位
用EmEditor编辑长文档或有很长代码的源程序时，如何记住上次的编辑位置并迅速到达目标所在？
我们可以通过安装行号显示插件，借助于这个插件，我们可先打开行号显示功能，当你想要转到一个长文档的某一行时，只需要记住行号，然后用一个跳转命令Ctrl+G即可以准确地到达目标行。
● 用蓝光刻录备份硬盘或分区
借助刻录软件Nero，可以通过将硬盘驱动器的所有分区数据直接存储在蓝光光盘上，从而达到对硬盘或分区进行备份的目的。使用者可同时备份及还原多个文件系统与分区。但并不是所有文件系统都可以还原在不同的硬盘上，在这种情况下Nero会警告使用者。使用此功能前，请确认每个硬盘分区，至少还有10%的可用空间。
要进行硬盘或分区的备份刻录，请通过Nero“刻录器→刻录硬盘启动器备份”命令启动硬盘备份刻录程序。
使用该功能，正确的备份方式，应该是备份没有在使用的文件系统，使用中的文件系统会有变动的文件结构，很容易造成备份数据的缺少。因此在备份时，请关闭其他程序。备份前会显示使用中的文件系统，如果使用者需要备份使用中的操作系统，最好在开始备份前先重新启动。
● 画八类标准方向线技法
用Windows自带的画图软件画图，如果我们把东、西、南、北和东南、西南、东北、西北八个方向称为“标准方向”，那么如果要画这些方向中的任何一个，不是用画线工具一下子就能画得正好，往往总是难以把握准确的方向。这时，请先按住Shift键，在工具箱中单击“直线”按钮，然后在工具箱下面单击选择线宽，拖动指针，即可绘制八个方向的准确线条。
● WPS表格四种填充方式
成批填充表格单元格是我们经常要进行的一项工作。在WPS表格中，想要填充单元格可以通过以下几种方法进行：
1. 鼠标左键直接拖动填充柄填充。此时会以升序的方式填充内容。
2. Ctrl+鼠标左键拖动填充柄填充。此时是以复制单元格的形式填充。
3. 鼠标右键拖动单元格，在弹出的菜单中进行填充方式的选择，灵活进行填充（图1）。
4. 先选中编辑区域，然后通过“编辑→填充”命令来进行填充。
● 让办公文件默认用WPS打开
常用办公文档既可以关联微软的Office办公软件，也可以关联国产WPS办公软件。许多用户觉得WPS轻巧方便实用，希望用WPS直接打开办公文档编辑，但在WPS程序中死活也找不到这个设置选项。
其实，WPS的关联设置是放在一个专设的位置，这个选项设置是在系统的程序组中。以最新版WPS Office为例，依次选择“开始→所有程序→WPS Office个人版→WPS Office工具→配置工具→高级→文件关联”，然后按需勾选所需格式选项就可以了（图2）。装完软件，有桌面的图标就够用了，很少有人到这里来看，因此找不到也难怪了。
● PPT幻灯片编辑放映两不误
能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？
答案是肯定的。只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了。此时PPT将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后，再从任务栏点击演示图标，切换到演示窗口就可看到相应的效果了。
● 让快速选择多个对象更容易
在PowerPoint中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，对象相互有遮盖更是如此。不过，下面的方法可以解决。
在传统PPT编辑界面中，点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮→绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。
这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具→自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。
● PPT其他对象也用格式刷
我们常常用格式刷来复制文本或段落的格式，其实它可以应用于PPT制作的方方面面。
在PowerPoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。
不光文本框，其他如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。以上这些你用过吗？赶快试试吧！
● 临时给PPT演讲做补充标记
利用PowerPoint放映幻灯片时，有时在演讲时才发现当初在制作的时候，没有标记某页的关键内容。怎么办？
为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记。在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项→圆珠笔（毡尖笔或荧光笔）”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了。用完后，按Esc键便可退出。
● 打印不连续的单元格（区域）
有时候我们需要将Excel中不连续的单元格内容打印出来，这时可以根据情况采用如下两种方法之一。
如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10……），然后选择“文件→打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……）。
如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图→视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。
● 巧用键盘铺助快速定位排版
在PPT设计中，有时候用鼠标定位对象不太准确，也不好把握分寸。这时，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。
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